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【摘要】档案管理是事业单位履职过程中的重要基础性工作，承载着信息存储、凭证追溯、决策支撑等核心职能，随着数字化转型的深入推进，传统档案管理模式面临效率低下、检索困难、资源利用率不足等现实困境，难以适配新时代事业单位精细化、高效化的管理需求，而人工智能技术以其智能识别、大数据分析、自动化处理等核心优势，为事业单位档案管理的提质增效与转型升级提供了全新路径。

【关键词】事业单位；档案管理；人工智能技术；应用路径

引言：

人工智能技术的快速发展与普及，为破解事业单位档案管理困境提供了技术支撑，人工智能技术能够模拟人类的认知与决策过程，实现对档案信息的自动化采集、智能分类、精准检索、安全防控与深度分析，推动档案管理从“被动存储”向“主动服务”转型，从“经验驱动”向“智能驱动”升级。档案管理员应探讨人工智能技术在事业单位档案管理中的应用价值与实践路径，为事业单位档案管理智能化转型提供可行思路。

一、人工智能技术在事业单位档案管理中应用的价值

（一）提升档案管理效率，降低人工成本

人工智能技术可实现档案管理全流程的自动化与智能化处理，大幅减少人工干预，如通过光学字符识别（OCR）技术，可快速将纸质档案、影像档案转化为可编辑、可检索的数字化文本，替代人工录入；通过智能分类算法，可根据档案内容、格式、主题等特征，自动完成档案的分类、编号与归档，无需人工逐一梳理。

（二）优化档案检索体验，提升资源利用率

人工智能技术可构建智能检索系统，支持语义检索、模糊检索、多维度组合检索等功能，打破传统检索的局限，如通过自然语言处理（NLP）技术，用户可通过口语化描述检索所需档案，系统能够精准识别用户意图，快速匹配相关档案；通过大数据分析技术，可挖掘档案之间的内在关联，为用户推荐相关档案资源，为事业单位决策制定、业务开展提供有力支撑[1]。

（三）强化档案安全防控，保障信息完整

传统档案管理的安全防控多依赖物理隔离、人工看管等方式，难以应对数字化环境下的网络攻击、数据泄露、档案篡改等安全风险，人工智能技术可构建全方位、智能化的安全防控体系，实现对档案信息的全程安全管控，如通过智能识别技术，可对档案访问人员进行身份验证，严格控制访问权限；通过行为分析技术，可实时监测档案的访问、修改、下载等操作，及时预警异常行为。

二、事业单位档案管理中人工智能技术应用路径

（一）档案分类与整理

在事业单位档案管理中，档案分类与整理是基础且关键的环节，人工智能技术中的机器学习算法为这一工作带来高效解决方案，机器学习模型通过对海量档案数据进行深度学习与分析，能精准识别档案的特征与内在规律，以自然语言处理技术为例，它可对档案文本内容进行细致语义分析，从字词、语句中提取关键词，依据主题将档案科学划分，如人事档案涉及员工基本信息、履历等；财务档案包含收支明细、报表等；业务档案则记录项目开展、业务往来等情况。

对于纸质档案来说，图像识别技术则能对纸质档案图像进行识别处理，将图像转化为可编辑的电子数据，进而实现数字化分类整理，这不仅极大提高了档案分类与整理的效率，减少人工操作的时间与误差，还提升了准确性，确保档案归类合理、存储有序，为后续档案的检索与利用奠定坚实基础，使档案管理更加规范化、标准化[2]。

（二）档案检索与利用

传统档案检索主要依赖关键词搜索，这种方式存在明显局限，检索结果常不够准确全面，难以满足用户复杂多样的需求，人工智能技术的应用为档案检索带来重大变革，借助自然语言处理技术，用户能以自然语言进行查询，系统可深入理解用户意图，精准定位所需档案。

例如用户输入“2020年关于项目审批的档案”，系统能迅速分析语义，从众多档案中准确检索出相关信息，此外，人工智能的智能推荐功能进一步提升了档案利用效率，系统依据用户历史检索记录和行为习惯，运用算法分析用户潜在需求，可以主动为用户推荐相关档案资料，这有助于用户发现更多有价值的信息，拓宽知识视野，为单位各项工作提供更全面、深入的参考依据，促进信息的高效流通与利用，推动事业单位各项业务顺利开展。

（三）档案安全与保护

档案安全是档案管理的重中之重，关乎单位的核心利益与历史传承，人工智能技术在档案安全与保护方面发挥着不可替代的作用[3]。利用人工智能的异常检测技术，可对档案系统运行状态进行实时全方位监测，通过设定正常行为模式与参数范围，系统能敏锐察觉异常行为，使管理人员能迅速采取措施应对，保障档案数据安全。

同时，加密技术与区块链技术的结合为档案安全提供双重保障，加密技术对档案数据进行加密处理，使数据在传输与存储过程中以密文形式存在，防止数据泄露，区块链技术的去中心化和不可篡改特性，确保档案数据一旦记录便无法被恶意修改，保证数据的真实性与完整性，这种技术组合为档案安全构建了坚固防线，有效抵御各类安全威胁。

（四）档案管理人员角色转变

人工智能技术在档案管理中的应用，并非要取代档案管理人员，而是推动其角色发生深刻转变，过去，档案管理人员大量时间耗费在繁琐的档案整理和检索工作中，效率低下且易出错，如今，人工智能承担了这些基础性工作，档案管理人员得以从繁重事务中解脱，他们将更多精力投入到档案管理的规划、指导和监督等战略性工作中，这要求档案管理人员具备人工智能技术相关知识，能与技术人员紧密合作，参与档案管理系统的开发与优化，确保系统符合实际需求，同时档案管理人员需加强对档案数据的深度分析，挖掘数据背后的潜在价值，为单位决策提供科学依据，通过提供有价值的决策支持，档案管理人员就可以在单位中的地位和作用得到提升，成为推动单位发展的重要力量，实现档案管理与单位发展的有机融合[4]。

结语：

总之，人工智能技术在事业单位档案管理中的应用具有巨大的潜力和优势，它能够有效解决传统档案管理中存在的效率低下、检索困难、安全风险等问题，提升档案管理的质量和水平，促使档案管理人员角色的转变，为事业单位档案管理带来新的发展机遇。

参考文献：

[1] 黄婷。现代信息化在事业单位档案管理中的应用 [J]. 现代经济管理，2024,5 (6):89.

[2] 何立。论人工智能技术在机关事业单位档案管理中的应用 [J]. 信息技术时代，2025 (11):117-119.

[3] 吕焱。人工智能时代事业单位档案管理工作创新路径 [J]. 黑龙江档案，2020 (4):1.

[4] 刘美琼。人工智能视域下事业单位档案管理工作的开展策略探讨 [J]. 中文科技期刊数据库 (全文版) 社会科学，2022 (2):3.

张美玉

湖南省邵阳市社会福利院