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摘要：当前煤矿行业数字化转型进程加快，传统档案管理模式已经无法适配煤矿安全生产、运营管理的实际需求。而搭建智能档案管理系统可使煤矿档案调取效率大幅提升，降低档案丢失泄漏的风险。

关键词：煤矿企业；智能档案管理；系统搭建

2022年国家矿山安全监察局印发的《煤矿智能化建设指南》中明确提出，要推动煤矿档案管理的数字化升级，实现各类生产运营数据的统一归集、安全存储、高效利用。在此背景下，搭建适配煤矿行业特点的智能档案管理系统，已经成为煤矿企业数字化转型过程中的必要环节。

一、煤矿企业档案管理现状与面临的挑战

（一）档案存储分散，归集难度大

煤矿的档案资料分散在不同的业务部门，地质资料归地测科管理，安全档案归安检科管理，设备档案归机电科管理，行政档案归办公室管理，不同部门的档案存储标准不统一，部分资料仍以纸质形式存放在各部门的档案柜中，部分已经扫描的电子资料也分散在不同人员的电脑、U盘里，没有实现统一归集。例如，晋能控股集团下属某年产1200万吨的大型矿井，2021年开展井下隐蔽致灾因素普查时，需要调取2005年到2020年所有的巷道掘进地质记录、支护施工图纸，涉及地测、生产、机电三个部门的12类档案资料，工作人员先后翻阅了17个档案柜的300多本纸质档案，又从6名老员工的个人存储设备中拷贝电子资料，前后耗时3天才完成全部资料的归集，严重耽误了普查工作的进度。

（二）档案调取效率低，利用率不高

传统的档案管理模式下，档案查询需要先提交申请，经过审批后由档案管理员人工查找，尤其是早期的纸质档案没有建立电子索引，查找一份资料往往需要几十分钟甚至几个小时。很多煤矿的档案仅仅存储在库房里，没有被充分挖掘利用，很多历史生产经验、隐患处置方案没有得到复用，造成了数据资源的浪费。

（三）档案保存风险高，安全性不足

纸质档案容易受潮湿、虫蛀、火灾等因素影响出现损坏，部分煤矿的档案库房没有做防水、防火、防蛀处理，已经出现了部分历史资料模糊、破损的情况。电子档案如果没有做集中存储和多备份，很容易因为存储设备损坏、人员误操作出现丢失。同时，煤矿的地质资料、采掘方案属于涉密信息，传统管理模式下很难做到精准的权限管控，存在资料泄漏的风险。例如，山东能源集团下属某地方煤矿，2020年因为档案库房漏水，导致多份纸质地质勘探资料被水浸泡，部分资料完全无法修复，给后续的深部开采设计造成了很大的困难，企业不得不重新组织地质勘探，额外花费了近200万元的成本。

（四）档案管理与业务流程脱节

多数煤矿的档案管理属于事后归档模式，业务工作完成后才由相关人员整理资料提交给档案部门，经常出现归档不及时、资料缺失的情况，尤其是井下作业的相关记录，很多时候作业人员为了省事没有及时提交，等到需要的时候才发现资料不全。同时档案系统和其他业务系统没有打通，业务系统产生的数据不能自动归档，需要人工录入，增加了管理员的工作量，也容易出现录入错误。

二、智慧档案管理系统的架构设计

（一）基础设施层

基础设施层是系统运行的基础，主要包括硬件设备和基础网络。硬件设备包括服务器、存储设备、扫描仪、OCR识别设备、档案数字化加工设备等，考虑到煤矿的数据安全性，优先采用本地部署的方式，重要数据做异地多备份。网络层面需要对接煤矿现有的工业互联网、办公局域网，同时满足井下移动设备、井上办公终端的访问需求，网络安全层面要符合2.0三级的要求，设置防火墙、入侵检测系统，防止外部攻击。

（二）数据层

数据层负责所有档案数据的存储和管理，按照数据类型可以分为结构化数据和非结构化数据两大类。结构化数据包括档案目录、审批记录、借阅记录、元数据信息等，存储在关系型数据库中；非结构化数据包括扫描的纸质档案、施工图纸、视频监控录像、音频记录、电子文档等，存储在对象存储系统中。同时数据层要设置统一的标准接口，对接煤矿现有的安全监控系统、人员定位系统、设备管理系统、ERP系统、办公自动化系统，实现各类业务数据的自动归集。例如，各地的煤炭集团可以搭建智能档案系统，并在数据层搭建统一的档案数据资源池，然后对接集团内部的多个业务系统，所有业务系统产生的符合归档要求的数据会自动同步到档案系统中，无需人工干预。据统计，该模式每年可减少档案管理员的录入工作量超过1000小时，并且使归档准确率达到100%。

（三）服务层

服务层为上层应用提供通用的服务支撑，主要包括用户认证服务、权限管理服务、OCR识别服务、全文检索服务、数据加密服务、格式转换服务、数据备份服务等。其中OCR识别服务可以自动识别扫描件中的文字内容，生成可检索的电子档案；全文检索服务支持通过关键词快速定位到档案中的具体内容；数据加密服务对涉密档案进行加密存储，只有授权用户才能解密查看。

（四）应用层

应用层是面向用户的功能集合，可以根据煤矿的实际需求搭建对应的功能模块，然后根据不同岗位的用户需求，设置个性化的功能界面，方便不同部门的用户使用和调取数据。

（五）用户层

用户层覆盖煤矿所有需要使用档案的人员，包括矿领导、各业务部门管理人员、一线作业人员、档案管理员、上级监管部门人员等，不同的用户对应不同的操作权限，用户可以通过电脑端、移动端、井下智能终端等多种方式访问系统。

三、智慧档案管理系统的核心功能模块设计

结合煤矿的实际使用场景，智能档案管理系统需要重点设计档案全生命周期管理模块，该模块覆盖档案从产生、归档、存储、利用到销毁的全流程管理，支持多种采集方式，包括手工上传、扫描件上传、业务系统自动同步、移动端拍照上传等。档案上传后系统会自动按照预设的分类标准进行分类、编号、打标签，不需要人工整理。对于需要审批的档案，系统会自动触发审批流程，审批通过后正式归档。到了档案保存期限，系统会自动提醒管理员进行鉴定，确认不需要保存的档案走销毁流程，整个过程全程留痕，所有操作都有记录可查。

结语

智能档案管理系统的搭建对于煤矿企业数字化转型而言，可以实现档案资源的统一归集、安全存储和高效利用。因此，从实践效果来看，智能档案管理系统是未来必须发展的趋势，各工作人员要加快做好数字化转型，以此服务于煤矿行业的高质量发展。

参考文献

[1]孟上舒,王大安.基于人工智能的体质健康档案管理范式革新与实践路径探析[J].信息与电脑,2026,38(08):63-65.

[2]姜钰.数字化背景下煤矿企业智能档案管理系统搭建探究[J].办公室业务,2026,(02):83-85.

[3]赵文娟,吴佳睿.基于人工智能技术的档案数字化管理路径探索[J].办公室业务,2025,(12):110-112.

巩秀英

山西忻州神达能源集团有限公司 山西忻州