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摘要：煤矿企业的档案涵盖生产、安全、人事、经营等全流程数据，是企业运营的核心信息资产。过去长期依赖纸质档案管理的模式，已经无法适配当前煤矿智能化转型的需求。本文结合相关行业的实际，分析了电子档案在煤矿企业落地的价值，以此为煤矿企业实现精细化管理打好基础。

关键词：电子档案；煤矿企业；档案管理；应用实践

煤矿行业属于高危重资产行业，生产过程中产生的各类资料不仅是企业日常运营的参考依据，也是相关核心凭证。随着煤矿智能化改造的推进，各类传感器、监控系统每天产生大量电子数据，传统的纸质档案管理已经完全跟不上数据生成的速度，因此电子档案的普及已经成为煤矿企业的必选项。

一、煤矿企业实行电子档案管理的意义

（一）大幅降低档案管理的综合成本

过去纸质档案管理需要专门的档案库房、档案柜、防潮防火设备，还要配备多名专职档案员负责整理、装订、归档。比如说，一些煤矿的档案室占地面积较大，存放的纸质档案也较多，每年用于档案打印耗材、装订耗材、库房维护的费用较高。而且因为煤矿地址大多在郊区，库房容易受潮，多数报告可能因为受潮粘连，无法正常查阅。

（二）提升档案检索和使用效率

煤矿的档案使用频率很高，比如采掘工作面开工前，技术部门需要查阅该区域的历史地质报告、过往采掘记录；安全检查的时候，监管部门需要调取近三年的瓦斯监测数据、隐患整改台账；员工办理退休、职称评定的时候，人事部门需要查找几十年前的入职记录、培训档案。过去这些资料全部要靠档案员手工翻找，一份2000年之前的档案，往往要找1到2天才能找到，遇到档案放错位置的情况，甚至根本找不到。而上线电子档案系统之后，所有档案都按关键词、时间、类别打了标签，工作人员只需要在系统里输入关键词，几秒钟就能调出对应的档案，且支持多人同时查阅。

（三）保障档案的安全性和完整性

纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏的影响，而且只有一份原件，一旦丢失就无法挽回。电子档案可以采用多节点备份的模式，在矿本地服务器、集团总部服务器、云端存储各存一份，就算其中一个存储点出问题，其他备份还能正常使用。例如，2021年河南地区遭遇暴雨灾害，郑州下辖的某地方煤矿因为地势低洼，档案室被淹，所有纸质档案全部损毁，幸好该矿2020年已经完成了核心档案的数字化，电子档案备份在集团总部的服务器上，没有影响后续的生产和运营。另外电子档案的查阅、下载都有操作记录，谁在什么时间调阅了什么档案，系统都有日志可查，避免了过去纸质档案被私自涂改、借出不还的问题。

二、煤矿企业实行电子档案管理面临的挑战

（一）历史档案数字化的成本和工作量大

行业内的很多煤矿已经运营了二三十年，积累的纸质档案数量庞大，而且很多早期的档案纸张质量差、字迹模糊，扫描和录入的工作量非常大。还有一些煤矿的历史档案分散在各个部门，比如安全类档案在安全科，生产类档案在生产科，人事类档案在劳资科，之前没有统一的归档标准，很多档案缺少签字、没有标注日期，数字化的时候还要补全信息，工作量比预计的大很多。

（二）不同业务系统的数据不互通

目前煤矿里的业务系统很多，有安全监控系统、生产调度系统、设备运维系统、人事管理系统、财务管理系统，每个系统都有自己的数据库，数据格式、存储标准都不一样，很多系统厂商不愿意开放接口，导致电子档案系统无法自动抓取各个系统的数据，还是需要人工将各个系统的资料导出，再上传到档案系统，反而增加了工作人员的负担。

（三）电子档案的安全隐患不容忽视

电子档案存储在服务器上，容易受到网络攻击、病毒感染的威胁，而且煤矿的很多档案涉及矿井的地质数据、生产参数，属于涉密信息，一旦泄露会给企业带来很大的风险。还有一些煤矿的电子档案系统权限设置不严格，普通员工就能下载、复制涉密的地质报告、开采方案，存在很大的泄密风险。

三、电子档案在煤矿企业科学档案管理中应用的策略

（一）分批次推进历史档案数字化，优先覆盖核心需求

历史档案数字化不需要一次性全部做完，可以根据档案的重要程度分批次进行，优先扫描近10年的安全、生产、地质类核心档案，这些档案的使用频率最高，数字化之后能快速看到效果。然后再逐步扫描更早的、使用频率低的行政、人事类档案，不仅能分摊成本，还能避免一次性工作量太大导致的出错。其次，对于资金有限的中小型煤矿，可以先自己组织人员扫描核心档案，不用全部外包，能节省不少成本。

（二）搭建统一的电子档案管理平台，打通各系统数据接口

上线电子档案系统之前，就要提前做好规划，选择能支持对接现有业务系统的平台，在采购合同中明确要求系统厂商负责对接现有各个业务系统的接口，避免产生额外费用。所以矿上要成立专门的协调小组，统筹各个业务部门和系统厂商的对接工作，确保各个系统的数据能自动同步到电子档案平台，不用人工重复上传。此外，对于暂时没法打通接口的系统，可以先设置固定的导入模板，让工作人员每周集中上传一次数据，不用每天上传，减少工作量，等后续有条件了再打通接口。

（三）完善安全防护机制，保障电子档案安全

电子档案的安全防护要做到三点：首先是存储安全，要采用“本地+集团+云端”三级备份的模式，定期备份数据，每个月做一次数据恢复测试，确保数据不会丢失；其次是网络安全，电子档案系统要部署在煤矿的内部专网，和互联网物理隔离，安装防火墙、杀毒软件，定期做安全漏洞扫描，防止被网络攻击；第三是权限安全，根据岗位设置不同的查阅权限，普通员工只能查阅自己权限范围内的档案，涉密档案的查阅、下载需要分管领导审批，所有操作都有日志记录，可追溯可查询。

（四）建立分层培训体系，提升全员操作能力

培训不能搞“一刀切”，要针对不同年龄、不同岗位的员工做不同的培训。对于年轻的工作人员，可以讲系统的全部功能，包括高级检索、数据分析等；对于年龄大的老员工，只需要教最常用的上传、查阅、下载功能，还要安排年轻员工结对帮扶，随时解决操作中遇到的问题。例如，企业在培训的时候除了组织集中培训，还制作了简单的图文操作手册，把常用的5个功能的操作步骤一步步截图制作成图解，贴在各个科室的墙上，员工遇到问题一看就懂。还可以设置“操作答疑群”，安排系统厂商的技术人员在群里随时解答问题。最后，企业还要把电子档案的操作要求纳入岗位考核，从制度上督促员工使用系统。

结语

总之，电子档案管理是煤矿企业智能化转型的基础工作，不是“可选的面子工程”，而是“必须做的基础建设”。因此，企业要结合自身实际情况分步骤推进，解决好历史档案数字化、系统对接、人员培训、安全防护这几个核心问题，让电子档案给企业带来实实在在的收益，帮助煤矿企业实现更安全、更高效的发展。

参考文献

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周旭青

山西忻州神达栖凤煤业有限公司 山西忻州