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摘要：事业单位档案属于国家秘密和内部敏感信息，保密工作面临着新的挑战。本文分析保密工作的重要性以及存在的问题，从制度、分类、人员、技术四个方面提出对策，提高档案保密水平。

关键词：事业单位；档案管理；保密工作

事业单位档案包含人事、财务、科研等重要信息，保密工作同国家安全、单位利益息息相关。信息化推进之后，传统的保密模式已经不能应对新型的风险，必须进行系统的治理。

一、事业单位档案管理保密工作的现状与挑战

（一）保密工作的重要性

事业单位档案是国家、社会、单位发展的重要历史见证，价值重大。在当前复杂的国际形势下，档案管理中的保密工作十分重要。事业单位承担公共服务职能，档案中的人事信息涉及干部隐私，财务档案记录资金流向，科研档案包含技术秘密，一旦泄露会引发数据滥用、商业窃密甚至国家安全风险。保密工作既是法律规定的义务，又是单位公信力和运行秩序的主动防线。档案从形成、整理到利用、销毁的全过程都存在着泄密的隐患。强化保密管理可以防止内部信息泄露，防止由于档案泄露引发的诉讼纠纷或者舆论危机。

（二）当前面临的主要挑战

信息化转型使得电子档案成为主流，但是网络安全漏洞、黑客攻击、违规外联等风险也随之增大。部分事业单位还存在着纸质时代保密思想，缺少对电子档案加密和访问控制的措施。人员上档案管理人员大多为兼职，流动性大，保密培训不到位，违规拷贝、私自外带档案的现象时有发生。从制度上讲，保密责任划分不清，奖惩制度缺位，造成有章不循。技术上老旧的信息系统没有及时升级，日志审计功能不健全，泄密之后很难追查。档案利用需求同保密要求之间的矛盾明显，过度限制利用会降低工作效率，开放过宽又会增大泄密的风险。

二、加强事业单位档案管理保密工作的策略

（一）完善保密制度与责任体系建设

建立档案全生命周期保密制度，确定涉密档案的界定标准、定密程序、保密期限。制定档案借阅审批分级制度，普通档案由部门负责人审批，涉密档案须经单位分管领导签字并记录借阅事由。建立保密工作责任制，单位主要负责人是第一责任人，档案部门负责人是直接责任人，每个档案管理人员签订保密承诺书。把保密工作纳入年度考核指标，对违规行为实行一票否决。定期对保密制度执行情况进行内部审计，主要对借阅登记是否齐全、归还档案是否原样、电子日志有无异常访问进行检查。设立保密监督员岗位，赋予其独立检查权，发现问题直接向单位纪检部门报告。

（二）强化档案分类与分级管理

按照保密法和行业规定，把事业单位档案分为绝密、机密、秘密和内部公开四个等级。绝密级档案单独存放在专用保险柜里，实行双人双锁管理，查阅须经单位主要负责人及保密委员会双重审批。机密级档案单独设立库房，装有门禁系统和视频监控，查阅时需填写保密承诺书并经部门负责人陪同。秘密级档案在普通档案室设专门区域，查阅时登记备案。分级管理还要配套差异化的保管期限和销毁程序，绝密级档案销毁前必须经过保密部门现场监督并留存影像记录。对电子档案进行分级标签化，在档案管理系统中给不同密级的档案设置不同的访问权限，高密级档案不能导出到移动存储设备上，只能在内部专网上浏览。

（三）提升人员保密意识与操作技能

将保密教育纳入档案管理人员岗位准入条件，新入职人员必须经过保密知识考试和实操考核。每年组织两次以上的全员保密培训，培训内容有最新的泄密案例警示、保密法规的解读、电子档案安全操作规范等。对不同的岗位采取不同的训练方式，库房管理人员主要学习实体档案出入库登记、外来人员识别和阻拦的方法，系统运维人员主要学习防火墙配置、入侵检测日志分析、数据备份和恢复的操作，借阅服务人员主要学习利用者身份核验、借阅范围合规性审查。建立保密技能定期考核制度，考核不合格者停止岗位资格并进行再培训。开展保密应急演练，模拟档案丢失、系统入侵等场景，检验人员在压力下应急处置的能力。

（四）加强技术防护与监督检查手段

部署档案管理专用内网，与互联网物理隔离，所有终端安装国产可信操作系统和防病毒软件。采用加密存储技术，电子档案在上传、传输、下载等各个环节都使用国密算法加密。建立以角色为基础的访问控制系统，实行最小权限原则，任何人不得拥有超过岗位需求的档案浏览权限。部署数据库审计系统，对所有的档案增删改查操作进行实时记录，对批量下载、非工作时间访问等异常行为进行告警。安装电子水印和屏幕防拍摄技术，在查看涉密档案的时候自动叠加动态水印，包含查看人姓名、时间等信息，增加泄密成本。监督检查实行双周自查、月度互查、季度抽查制度，检查结果以书面形式上报。对检查出的隐患建立整改台账，明确责任人和完成时间，整改完成后由监督员复核验收，保证每项问题闭环处理。同时引入先进的智能监控系统，用人工智能技术对档案管理区域进行实时监测，自动识别非法闯入、异常操作设备等异常行为，并及时发出警报。定期对档案管理系统进行漏洞扫描和安全评估，及时发现并修复安全风险。加强人员安全培训，提高档案管理人员的安全意识和技术防范能力，使其熟悉各类技术防护手段的操作流程和应急处理方法。建立应急响应机制，制定详细的应急预案，保证在发生安全事件时可以迅速响应、有效处置，最大限度地减少损失，保障档案信息的安全。

结束语：

事业单位档案保密工作是系统工程，要依靠制度、技术、人员三方面共同推进。完善责任体系、分级管理、提高人员素质、加强技术防护，可以降低泄密风险。

参考文献：

[1]罗琳.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].陕西水利,2023(07):142-144.

[2]侯桂明,吕颖君.新时代事业单位档案保密工作的强化策略[J].办公室业务,2021(16):102-103.

[3]孙娅洁.新形势下做好档案管理保密工作的思考[J].办公室业务,2020(12):96-97.

彭 靖

蓝山县交通建设质量安全监督站 湖南永州