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摘要：大数据技术对档案管理工作方式带来变革，同时也给民生类档案数字化工作提出新挑战。文章以馆藏知青档案以及已故人员档案为例，探讨这两类档案整理困难点、利用方向上的区别与相同之处，寻求用数字化手段解决档案散存、跨馆共享、凭证使用等问题的方法，以便更好地服务于民，留存历史记忆。

关键词：大数据时代；档案数字化；档案建设；档案管理

在大数据时代背景下，大量的数据存储、共享以及应用是档案管理工作所面临的问题。民生类档案是连接过去与现在的重要纽带，其数字化对于民众生活有着重要的影响，也是对历史进行保存的一种方式。馆藏知青档案、已故人员档案等民生与历史档案由于自身特点不同导致它们在进行数字化的过程中存在一定的差异性，但是这也为研究如何利用大数据服务档案工作提供了有益的经验借鉴。

一、破“散”为聚，跨域赋能知青档案集中共享

大数据时代下，数据互连互通是解决档案管理工作问题的关键所在。知青档案由于历史特殊时期所导致的制度变化而出现分散存放在迁出地、安置地以及原单位的情况，而且很多档案缺少标题或内容零乱，传统的实体保存方式无法满足群众跨馆查阅需求。

以馆藏知青档案数字化为例，在工作人员将全部已扫描知青档案进行汇总后，对无标题档案逐一阅读内容，补充著录档案主要信息，如下乡地点、返城时间、安置单位等，形成包括姓名、下乡情况、工作情况、档案所在地等内容元数据表单。之后运用大数据技术建立知青档案全文数据库，将扫描件及其对应元数据一起保存并接入民生档案跨馆利用平台。某知青为办理退休需要查找下乡时期工龄证明，过去要到户口迁移地以及安置地等处去获取，麻烦费时；而借助跨馆利用平台只需提供本人姓名及身份证号即可查找到散落在各地知青档案中有关资料并及时下载相关凭证，做到“一申请、多馆办结”，极大地方便群众，提高工作效率。

大数据技术的应用有效解决了知青档案散存、跨区域查阅的问题。通过全国档案查询利用服务平台查询老百姓不再需要跑很多地方查询纸质档案，在网上就可以查到自己想要的内容，这样就大大提高了知青档案为人民服务的能力，也对其他散存的历史档案的数字化起到示范作用，这一转变使档案管理工作由过去的“以物为主”变为现在的“以数据为中心”，让这些老档案在新的时代更好地满足人民群众的需求。

二、化“隔”为通，统筹推进已故人员档案数字化筹备建设

已故人员档案是人事档案的重要补充，广泛应用于亲属关系核验、遗产继承公证、地方编史修志、民生溯源佐证等领域，核心价值在于完成从传统人事留存管理向民生凭证、历史史料利用的功能转型。目前，馆藏已故人员档案暂未开展数字化建设工作，目前仍完全依托传统实体档案模式保管与利用，在大数据数字化档案建设的大背景下，该类档案存在管理滞后、查阅低效、信息闭塞等问题，难以适配民生档案智能化、便捷化的服务发展趋势。同时，已故人员档案涉及个人隐私与亲属信息，存在保密属性强、查阅权限严格的特点，如何平衡信息保密与便民利用的关系，是其数字化建设筹备阶段需要攻克的核心难点。

当前馆藏已故人员档案均采用传统人工整理、实体立卷保管的模式，工作人员严格依照《干部档案整理工作细则》完成基础整理工作，对进馆档案实行单人立卷、分类编目，梳理档案材料形成时间、内容类别，完成基础归档标注，保障实体档案有序存放。但由于未搭建数字化管理体系，暂无只有电子目录、没有元数据系统及线上查阅通道，群众办理遗产继承、亲属关系证明等业务时，需线下提交各类证明材料，经多层人工审核、库房调档核验，流程繁琐、办理周期长。相较于已完成数字化建设的知青档案，已故人员档案的线下管理模式极大地增加了群众办事成本，也制约了馆藏民生档案整体数字化、智能化建设进度。

基于当前现状，已故人员档案数字化建设迫在眉睫，需以大数据档案管理标准为依托，提前统筹规划数字化建设路径。后续可借鉴知青档案数字化建设经验，先完成存量实体档案规范化梳理，搭建专属元数据目录，完善身份信息、死亡信息、档案内容、存放信息等基础台账，同时建立分级授权查阅制度，明确亲属查阅资质与审核流程。通过系统化数字化建设，打破实体档案的信息壁垒，化解保密与利用的矛盾，推动已故人员档案从“实体封存保管”向“规范可控、高效便民”的数字化利用转型，补齐民生档案数字化建设短板。

三、同频发力，推动民生档案从“保管”向“赋能”转型

在大数据背景下，民生档案价值发挥离不开数字化驱动下的系统建设。无论是知青档案跨馆共享，还是已故人员档案充分利用，都必须依托标准化档案梳理及归档、数字化存储以及规范化权限设置等，在此基础上通过大数据技术对档案信息进行汇总、关联和应用。

在馆藏民生档案数字化过程中，工作人员以“服务民生”为宗旨，对知青档案、已故人员档案等各种类型档案进行区别对待、区别改造。对于知青档案“散”、“跨”，主要开展全文数据库建设和跨馆资源共享工作，方便群众异地查档需求；而对已故人员档案“隔”、“证”，主要是做好统一归档和授权管理工作，保证档案资料有效使用。另外，建立一个集中的民生档案数字化管理系统，在这个系统里面，把上述两种档案元数据清单都放进来，进行集中索引和分类服务。编史修志人员如需查阅知青档案或已故人员档案，可通过该系统按权限提出借阅请求，快速获取所需资料，这样既可以保护档案安全，又能给历史研究提供方便条件，从而发挥民生档案服务于民众同时也服务于历史文化的作用。

民生档案的数字化，是大数据时代下档案管理工作的一次重要变革。知青档案以及已故人员档案的不同数字化方式，给不同类型的民生档案数字化工作提供借鉴意义，同时也体现了以“服务民生、数据赋能”为导向的思想。

四、结语

大数据时代为档案数字化建设提供技术支持的同时也对民生类档案管理提出新要求。知青档案以及已故人员档案是馆藏民生与历史档案的重要组成部分，它们数字化建设具有区别性同时也有一致性。利用大数据技术解决知青档案“散”、“跨”，解决已故人员档案“隔”、“证”，使两种类型的档案由“实体保管”到“数据赋能”，不仅有利于档案更好地服务于民众生活，而且有利于历史信息保存和使用。今后应当进一步加强大数据技术在档案管理工作中应用力度，不断完善民生档案数字化建设，使更多档案信息服务大众，服务社会，发挥档案工作作用。

参考文献

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李恒珍

龙门县档案馆