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摘要：档案数字化属于推进档案事业高质量发展的关键途径。本文以档案室管理的实际为研究对象，从数字化建设给传统管理模式带来倒逼效应的角度出发，全面剖析档案室在管理对象多元化、利用需求便利化等各方面出现的新需求，从管理理念更新、制度体系重塑、业务流程重组、技术融合运用这四个方面给出档案数字化创建的主要途径，从资源整合共享、安全保障体系、人才队伍建设这三个方面探寻档案数字化创建推动管理效能改善的途径，为档案室数字化转型提供参考。

关键词：档案数字化；档案室管理；效能提升；管理创新

档案数字化是促进档案事业高质量发展的主要方式。信息技术不断深入到各个行业之中，档案工作所处的内外部环境也发生了巨大的改变。传统的档案室管理以纸质档案为对象，围绕收集、整理、保管、利用等环节形成了一套以实体为基础的管理模式，对空间、设备和人力有着较强的依赖性。本文从传统管理模式在数字化浪潮中所面临的问题入手，从管理理念、管理制度和技术应用等几个方面出发，提出档案室实现数字化转型的途径以及相应的实践策略，为档案室数字化转型提供借鉴。

1 档案数字化建设对档案室管理效能的新要求

1.1 管理对象的双重化要求

传统档案室管理对象主要是纸质档案，管理方式是以实体档案的接收、整理、排架、保管等为中心展开的。数字化建设之下，档案室所处的管理对象也由原来的纸本单轨变为纸本、数字双轨并行的状态。一方面电子文件大量产生，要求档案室具有电子文件捕获、鉴定、存储、长期保存的能力；另一方面存量档案数字化产生的数字副本也须要档案室建立相应的管理制度。双重化的管理对象使档案室必须在实体管理与数据管理之间建立有效的衔接和协同，从而对档案室空间规划、人员配置、经费投入等各方面造成结构上的影响[1]。

1.2 利用需求的便捷化要求

数字时代档案利用需求具有即时性、便利性、跨域性这三个新的特点。使用者已经不满足于到库房去查阅纸质原件了，他们希望可以利用网络对档案进行远程检索、在线浏览以及下载使用。传统的手工检索、库房调卷方式已经不能满足以上的要求，档案室必须加快数字化资源的建设步伐，创建起方便快捷的服务平台，从根本上改变档案利用的方式。知识经济时代对于档案信息的深入挖掘以及知识服务提出更高的要求，档案室要由原来的原始记录提供者转变为知识服务提供者[1]。

2 档案数字化建设的核心路径

2.1 管理理念更新与制度体系重构

管理理念更新为档案数字化建设打下了基础。档案室要树立以数据治理为重心、以服务为中心的管理思想，把档案管理职能从实体保管拓展到数据治理、知识服务等各个领域。在此基础上推进制度体系的重构，修订完善电子文件归档与管理制度，明确电子文件的归档范围、格式标准、存储规范和质量要求，建立纸质档案数字化操作规范和质量控制标准，保证数字化成果的真实性、完整性、可用性，制定档案数据安全管理制度，包含数据备份、访问权限、应急处置等各方面内容，给数字化管理提供制度保障。制度体系的重建要顾及档案室的实际规模与业务情况，保证制度具备可操作性以及执行效力。

2.2 管理流程的数字化再造

在数字环境下，档案室的管理工作应该重新构建起来。在接收环节创建电子文件在线接收平台，对业务系统电子文件实行自动采集、归档，削减人工操作。整理编目时使用数字化工具进行档案的分类、著录、标引，提高编目的速度和质量。在保管环节上创建数字档案存储管理系统，把档案数据分门别类地存放在里面，并且定时检查并做自动备份。在利用环节建立数字档案资源共享平台，给授权用户提供在线检索、浏览、下载的服务。全流程数字化再造产生可靠来源、程序规范、要素齐全的数字化管理闭环[2]。

2.3 信息技术与档案管理的深度融合

档案室要依照自身规模以及实际情况来选择是否加入信息技术。桌面扫描仪、高速扫描仪等数字化加工设备可以加快存量档案的转化速度，档案管理软件、数据库系统是实现档案信息规范化管理的基本工具，二维码、RFID等技术可以用于辅助档案实体的定位、盘点、追踪，实现实体档案与数字档案的关联管理。借助技术手段的合理运用来改善档案室管理的精细化程度以及智能化水平。

3 以数字化建设驱动管理效能提升的策略

3.1 推进档案资源数字化整合与共享

档案室要以数字资源建设为方向，加快存量档案数字化的速度，把利用率高、价值大的档案作为主要的数字化对象。另外还要加强原生电子文件的规范化归档工作，保证数字档案资源不断丰富。在此基础上推进档案资源的整合和共享，在单位内部实现各个门类、各种载体档案的关联整合，创建统一的数字档案资源库，对外依托单位信息化平台打通档案资源同业务系统的联系，给单位各项工作的开展提供及时准确的档案信息服务。

3.2 构建档案数据安全保障机制

数字化管理给档案数据安全带来新的要求。档案室要创建起多层次的保障体系，从物理层面对存储设备实施安全保障，采用异地备份的方式来规避网络攻击，网络层上布置防火墙、入侵检测这类的安全设备来防范网络威胁，从数据层面应用加密传输、访问控制、操作审计这些技术手段来防备数据遗失或遭篡改，从管理层面定时开展数据安全检查与应急演练活动，加强风险预见和应对能力。

3.3 提升档案管理人员的数字化素养

人才是档案数字化建设的重要因素。应加强档案管理人员的数字化能力培养，重点提升其在电子文件管理、数字化设备操作、档案管理系统使用等方面的技能。促进档案管理队伍人员了解有关信息技术知识，培养出既懂档案业务又会使用信息技术的复合型人才。创建同数字化转型相适应的工作考核和激励机制，调动档案管理人员参与创新实践的积极性、主动性。人才培育要建立分层次、分阶段的培训规划，根据各个年龄段、各类工作岗位人员的实际需要，促进全体人员综合素质的全面提升。

结束语

档案数字化建设属于提高档案管理能力的途径。面对管理对象双重化、利用需求便捷化的需要，档案室要从管理理念、制度体系、业务流程、技术应用等各方面系统推进数字化建设，以资源整合共享、安全保障机制、人才队伍建设等手段来实现档案管理由传统模式向数字化模式的转变，发挥好档案数字化建设对管理效能的推动作用。

参考文献

[1]张敏.大数据背景下的数字档案室建设研究[J].兰台世界,2023 (4):108-110.

[2]王冰.企业智慧档案室的思考与探索[J].机电兵船档案,2018 (4):42-45.

王景丽

永久伟业（天津）档案管理有限公司